Der belgische Ministerrat bestätigte Ende September die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B). Diese Maßnahme beruht auf einem Gesetzesvorentwurf vom Mai dieses Jahres und zielt darauf ab, die Rechnungsstellungsprozesse zu modernisieren und zu standardisieren. Es scheint jedoch, dass sich viele Unternehmen dieser Verpflichtung noch nicht bewusst sind! Keine Panik, noch ist Zeit, sich gelassen vorzubereiten.
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Strukturierte elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen werden ab 2026 Pflicht
Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen belgischen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen untereinander verwenden. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die direkt zwischen den Softwareprogrammen der beiden Unternehmen ausgetauscht werden. Das Versenden einer PDF-Rechnung per E-Mail oder über eine Plattform wird also nicht mehr ausreichen.
- Haben Sie eine aktive Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? In diesem Fall gilt diese Verpflichtung auch für Ihr Unternehmen.
- Sie arbeiten nur für Privatkunden? Dann gilt diese Pflicht nicht für Rechnungen, die an diese Privatpersonen gesendet werden. Aber Achtung: Sie müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten zu empfangen. Sie müssen Ihre Systeme also bis Januar 2026 entsprechend anpassen.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein Dokument, das in einem strukturierten Format erstellt, gesendet und empfangen wird, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung muss sie den Standardisierungsnormen entsprechen und direkt in Buchhaltungssoftware integriert werden können.
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Strukturierte elektronische Rechnungen werden über ein dezentralisiertes Netzwerk namens Peppol versendet. Um Ihre Rechnungen zu senden und zu empfangen, wird Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware eine sichere Verbindung zu diesem Peppol-Netzwerk aufbauen, mit dem auch Ihr Kunde oder Lieferant verbunden ist. Man kann Peppol mit einem Telekommunikationsnetz vergleichen. Über dieses Netzwerk werden Daten auf sichere und strukturierte Weise zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht.
Die elektronische Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung Ihres Unternehmens. Das digitale Versenden und Empfangen von Rechnungen eröffnet zahlreiche Möglichkeiten der automatischen Verarbeitung, wie z. B. die automatische Verfolgung von Zahlungen und die Aktualisierung des Status einer E-Rechnung.
Wer ist von dieser Verpflichtung betroffen?
Gemäß dem Gesetzentwurf wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen, die in Belgien mehrwertsteuerpflichtig sind, einschließlich der Mitglieder belgischer Mehrwertsteuereinheiten und Betriebsstätten, verpflichtend sein.
Bestimmte Kategorien werden jedoch davon ausgenommen, darunter :
- Lieferanten im Rahmen der Pauschalregelung,
- Unternehmen in Konkurs,
- Mehrwertsteuerpflichtige, die nur steuerbefreite Umsätze tätigen.
Darüber hinaus wird es in den folgenden Fällen nicht verpflichtend sein, eine elektronische Rechnung auszustellen:
- Gelegentlicher Verkauf eines neuen Gebäudes,
- Innergemeinschaftlicher Verkauf von neuen Transportmitteln,
- Transaktionen mit Kunden, die nur von der Mehrwertsteuer befreite Umsätze tätigen.
Es ist zu beachten, dass die endgültige Fassung des Gesetzes Änderungen gegenüber diesem Vorentwurf aufweisen könnte.
Welche Umsätze sind betroffen?
Die Verpflichtung wird alle Dienstleistungen und Warenlieferungen umfassen, die aus mehrwertsteuerlicher Sicht in Belgien erbracht werden. Weitere Umsätze könnten je nach der endgültigen Fassung des Gesetzentwurfs einbezogen werden.
Welche Software benötige ich?
Sie benötigen eine Software, die für den Betrieb über das Peppol-Netzwerk ausgelegt ist. In den letzten Jahren sind viele Lösungen auf dem Markt erschienen, auch für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen. Ob Sie nun viele oder wenige ausgehende Rechnungen haben, ein ERP-System oder nicht: Es gibt für jedes Unternehmen eine passende Lösung. Einige dieser Lösungen sind (teilweise) kostenlos oder mit begrenzten Kosten verbunden.
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Wann tritt diese Verpflichtung in Kraft?
Ursprünglich war die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für 2024 vorgesehen, wurde aber auf den 1. Januar 2026 verschoben. Es wird eine Übergangszeit eingerichtet, die von einer umfassenden Informationskampagne begleitet wird, um den Unternehmen bei der Einhaltung der neuen Anforderungen zu helfen.
Flankierende Maßnahmen
Um die Kosten für die technischen Anpassungen zu kompensieren, sind zwei steuerliche Fördermaßnahmen für KMU und Selbstständige vorgesehen:
- Ab dem 1. Januar 2025 wird der Investitionsabzug für digitale Investitionen auf 20 % erhöht.
- Für die Steuerzeiträume 2024 bis 2027 können kleine KMU und Selbstständige, die Abonnementmodelle nutzen, einen erhöhten Kostenabzug von 120 % für Rechnungssoftware anwenden.
Benötigen Sie weitere Hilfe?
In den kommenden Monaten werden Aktualisierungen der Regierungswebsite vorgenommen, um alle notwendigen Informationen bereitzustellen. Einige Branchenverbände werden außerdem Informationskampagnen durchführen.
- Wenn Sie technische Fragen haben, wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter.
- Wenn Sie mit einem Wirtschaftsprüfer zusammenarbeiten, sollten Sie ihn um Rat fragen.
- Für allgemeine Fragen senden Sie eine E-Mail an e-invoicing@minfin.fed.be.
Betroffenen Unternehmen wird empfohlen, diese Umstellung frühzeitig zu planen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren.
Weitere Informationen:
Quellen: