Les formalités doivent être obligatoirement effectuées par l'importateur ou l'exportateur;
c'est-à-dire la personne physique ou morale qui est propriétaire des biens ou qui a un droit similaire sur ceux-ci lorsque l'autorisation du mouvement d'entrée ou de sortie est acceptée.
Ne sont habilitées à introduire une demande d'autorisation que les personnes domiciliées en Région wallonne et les sociétés y ayant leur siège social.
Cela signifie par exemple, que lorsqu'un armurier vend ou réalise une transaction (réparation, transformation, prêt, test, exposition, échange, don,...) au bénéfice d'une personne physique ou morale ne résidant pas en Belgique, l'ensemble des formalités nécessaires à l'obtention d'une autorisation lui incombe totalement et ce dans tous les cas. Il en est de même pour un particulier.
- introduction : mouvement d’entrée en provenance d'un État membre de l'Union européenne,
- importation : mouvement d’entrée en provenance d'un État tiers à l'Union européenne,
- transfert : mouvement de sortie vers un autre État membre de l'Union européenne,
- exportation : mouvement de sortie vers un État tiers à l'Union européenne
