L'article 20 prévoit les modalités d'archivage. Pour toute licence, individuelle ou globale, ou pour toute Autorisation générale communautaire d'exportation, l'opérateur économique doit archiver pour une période d'au moins trois ans les documents commerciaux pertinents (factures, documents de transport, documents douaniers) permettant tout contrôle a posteriori.

Ces documents pourront être communiqués à tout service habilité à effectuer des contrôles dans le domaine des licences et des transferts de biens et technologies à double usage

Comme dans le Règlement précédent, une licence octroyée pour les biens repris dans l'Annexe I est valable et utilisable dans l'ensemble de la Communauté, que cette licence soit individuelle ou globale.

Il faut néanmoins savoir qu'une traduction de ladite licence pourra éventuellement être exigée par les autorités douanières (Art. 16.2. du Règlement) de même qu'une suspension de la licence pour une période n'excédant pas les 10 jours ouvrables (Art. 16.3. et 16.4. du Règlement) afin de pouvoir procéder à certains contrôles.

Si, dans ce système, la licence est toujours octroyée par les autorités compétentes de l'Etat membre où est établi l'exportateur (Art. 11.1. du Règlement), la possibilité existe cependant de demander une licence pour des biens repris en Annexe I qui, eux, pourraient être situés dans un autre état membre. Cette procédure implique cependant des délais d'obtention plus élevés que les délais normaux (Art.11.1..).

Le non-respect du Règlement (CE) n°428/2009 pourra impliquer pour les contrevenants des poursuites conformément aux dispositions des articles 10 et 10 bis de la loi du 11/9/1962 ainsi que le retrait de leur(s) licence(s).

Pour tout ce qui concerne le courtage, il est indispensable d'entrer directement en contact avec la Direction des Licences.