La Commission vise ici« l’ensemble des procédures et des formalités nécessaires à l’accès à une activité de service et à son exercice » pour l'ensemble desservices couverts par le champ d’application de la directive.
Il est à noter cependant que le champ d’application concerné par la simplification des procédures est légèrement plus large que celui concerné par le volet juridique.
Il est à noter que la simplification inclut les réglementations qui, d’un point de vue juridique, auraient été exclues sur base de l’article 3 de la Directive (relations avec d’autres dispositions Communautaires).
En pratique donc, sont concernées, les procédures et formalités identifiées dans les textes pour lesquels il aura été répondu comme suit au questionnaire « Suis je concerné ? » :
- OUI à la question 1
- NON à la question 2
- OUI ou NON à la question 3
Ces textes sont alors à soumettre au questionnaire suivant, outil permettant d’identifier la simplification éventuelle à apporter.
1. La disposition implique-t-elle l’accomplissement de certaines démarches, procédures ou formalités ?
(quelques précisions)
Oui : passer à la question 2
Non : fin
2. Ces formalités et procédures sont-elles nécessaires pour une raison impérieuse d’intérêt général ?
(quelques précisions)
Oui : passer à la question 3
Non : il convient de simplifier voir de supprimer ces formalités et procédures
3. Ces formalités et procédures font-elles double-emploi avec une autre procédure ou partie de procédure ?
Oui : il convient de simplifier voir de supprimer ces formalités et procédures
Non : passer à la question 4
4. Ces formalités et procédures sont-elles compliquées sur le fond et/ou sur la forme et/ou difficiles à effectuer pour les prestataires pour les raisons suivantes : pouvoir arbitraire de l’autorité, formalisme excessif, sanction disproportionnée, délai trop important pour la décision, frais dissuasifs, attestations originales, traductions certifiées… ? (quelques précisions)
Oui : il convient de simplifier voir de supprimer ces formalités et procédures ou de justifier leur maintien sur base d’un autre instrument communautaire cité à l’article 5.4 (directive «qualifications professionnelles», directive «marchés publics», directive «établissement des avocats» et les première et onzième directives «droit des sociétés») ou d’une raison impérieuse d’intérêt général.
Non : passer à la question 5
5. Est-il possible de simplifier certains formulaires/annexes demandés au prestataire ?
Pour répondre à cette question, il est renvoyé à la grille de simplification de formulaire réalisée par eWBS.
D’une manière générale, pour le travail de simplification des procédures et formalités, il est conseillé de faire appel à eWBS.
Selon la Commission, il s’agit des formalités à remplir durant le cycle de vie complet de l’entreprise imposées à tous les niveaux de pouvoir (fédéral, régional ou local) tant par un prestataire souhaitant s’établir dans un Etat membre que par un prestataire souhaitant fournir des services à l’étranger dans le cadre de la libre circulation des services. Aucune distinction ne doit être faite entre les prestataires de services nationaux et étrangers.
Cela inclut toutes les étapes administratives telles que la soumission des documents, le remplissage d’une déclaration ou l’enregistrement auprès d’une autorité. Cela couvre non seulement les procédures et formalités qui constituent une condition préalable à l’exercice d’une activité mais également les formalités imposées à un stade ultérieur lors de l’exercice de l’activité (par exemple : l’obligation d’établir un rapport annuel des transactions effectuées).
De manière concrète et selon la Commission européenne, sont visées par la simplification administrative :
- Les formalités relatives au démarrage et à la gestion de l’entreprise.
- Les formalités imposées par une législation, un règlement administratif… qui doivent être accomplies auprès d’une autorité publique ou à un ordre ou à une association professionnelle.
- Les formalités dont le non-accomplissement entraînent que l’entreprise se trouve dans l’illégalité.
- Les inscriptions à un tableau d’un Institut, y compris l’inscription des stagiaires.
- Les formalités relatives à la création juridique d’une société (pas l’authentification de l’acte par un notaire puisqu’il ne s’agit pas d’une autorité publique mais bien le dépôt de l’acte auprès du greffe du Tribunal de Commerce et du Moniteur belge)
- Les formalités qui ne sont pas exclues sur base de l’article 2 de la Directive Services.
- Il est recommandé (mais pas obligatoire) de tenir compte de l’inscription à la TVA, des déclarations trimestrielles à la TVA, … (les matières fiscales sont exclues sur base de l’article 2).
- Les formalités liées aux professionnels de la santé non réglementés.
- Les formalités liées à l’engagement du personnel et à la gestion du personnel (inscription ONSS, Dimona, DMFA, DRS…).
- Les demandes de permis d’environnement.
- Les formalités liées au bâtiment (permis de bâtir, implantations commerciales…).
- Les formalités liées à l’unité d’établissement.Les formalités liées à un appareil.
- Les formalités liées à l’utilisation de produits dangereux.
- Les procédures annexes (demande d’un extrait du registre pénal, demande d’un plan cadastral…).
- Les simples notifications.
- En ce qui concerne le droit à l’information, il peut s’agir également d’une information négative : "dans tel cas, il ne faut pas…"
Toujours selon la Commission européenne, ne sont pas visées par la simplification administrative :
- Les formalités relatives aux importations et exportations de produits.
- Les formalités qui nécessitent une inspection sur place (visite des pompiers) ou un examen physique des capacités ou de l’intégrité personnelle ne sont pas visées par l’article 8 sur les procédures électroniques. Par contre, la demande et les résultats de cette inspection sont visés par la simplification administrative.
- Les formalités relatives aux services exclus sur base de l’article 2.2 (à savoir les services d'intérêt général non économiques, les services financiers, les services et réseaux de communications électroniques, les services dans le domaine des transports, les services de soins de santé, les services audiovisuels...)
Raisons impérieuses d'intérêt général : raisons reconnues comme telles par la jurisprudence de la Cour de justice, qui incluent, notamment, les justifications suivantes : l'ordre public, la sécurité publique, la santé publique, la préservation de l'équilibre financier du système de sécurité sociale, la protection des consommateurs, des destinataires de services et des travailleurs, la loyauté des transactions commerciales, la lutte contre la fraude, la protection de l'environnement et de l'environnement urbain, la santé des animaux, la propriété intellectuelle, la conservation du patrimoine national historique et artistique, des objectifs de politique sociale et des objectifs de politique culturelle.
Lorsque les formalités et procédures ne sont pas suffisamment simples à accomplir pour le prestataire, la Directive services prévoit en son article 5 de les alléger.
En pratique, il faut déterminer si ces formalités et procédures sont nécessaires ou si elles ne pourraient pas être supprimées ou remplacées par des alternatives comportant moins de charges pour le prestataire. Il faut également considérer le nombre de procédures à remplir par un prestataire, leur possible duplication, leur coût, leur clarté et accessibilité, ainsi que les délais et les difficultés pratiques. Il faut également éviter de demander des informations et des documents qui seraient déjà disponibles auprès d’autres sources.
Cela implique de :
- supprimer les régimes d’autorisation, les procédures et les formalités dont la lourdeur fait obstacle à la liberté d’établissement
- limiter les autorisations préalables aux cas où cela est indispensable
- introduire le principe de l’autorisation tacite après l’expiration d’un certain délai
- éliminer les retards, les coûts et les effets dissuasifs qui découlent de :
- démarches non nécessaires ou excessivement complexes
- duplication d’opérations
- formalisme dans la présentation de certains documents
- délais indéterminés ou trop longs
- durée de validité limitée
- sanctions disproportionnées
En ce qui concerne la fourniture d’un certificat, d’une attestation ou de tout autre document prouvant qu’une exigence a été satisfaite, il y a lieu d’accepter tout document d’un autre Etat membre ayant une fonction équivalente.Il ne faut donc pas imposer d’original, de copie certifiée conforme, de traduction certifiée.
Certaines exceptions sont toutefois acceptables :
- lorsque cela est prévu par un autre instrument communautaire
- lorsque cela est justifié par une raison impérieuse d’intérêt général
- les documents relatifs à la qualification professionnelle
- les documents requis dans le cadre des marchés publics
- les documents prouvant la qualité professionnelle de certaines professions
- les documents requis par la première et onzième directive Droit des sociétés
Les critères à prendre en compte pour simplifier les formalités et les procédures sont les suivants :
- leur nécessité
- leur nombre
- le risque de duplication
- le coût
- la clarté
- l’accessibilité
- les délais
- les difficultés pratiques qu’elles peuvent impliquer pour le prestataire concerné.
